Silozurile și cultura

Autor: dr. Dan TOADER

Cum adică Silozuri?

Cel mai nasol e atunci cînd te izbești de zidurile silozurilor din propria organizație sau ale autorităților la care ai treabă.

Cum adică ce-s alea S I L O Z U R I? Silozul din Financiar, silozul din Producție, silozul de la Vînzări. Sau silozul celor de la ghișeu, acele duamne acre ce te trimit cu dosarul la Camera 2, de unde mai e nevoie de o ștampilă, apoi la Camera 5 de la etaj pentru un timbru sec, apoi în cealaltă parte a clădirii pentru un aviz și doar mai apoi te întorci la coada de la ghișeu, dar, vai, tocmai s-a terminat programul. Reveniți mîine. De fapt marți, că mîine e sărbătoare, apoi e weekend și lunea nu lucrăm cu publicul.

Am întîlnit silozuri peste tot; la multinaționale, în mediul antreprenorial și la Stat. Ai zice că e nevoie de o organizație mare ca să se formeze. Dar nu, nu contează cît de mică-i firma, dacă le lași să apară, or să apară.

Tehnic, silozul este locul din organizație în care oamenii lucrează izolat de ceilalți, le știu doar pe ale lor, „văd” doar partea lor de problemă și, mai grav, nu cooperează cu nimeni pentru aflarea soluției.

Silozurile pot fi funcțiuni, departamente, echipe, regiuni, „birouri”, în general structuri din organizație care au fost construite pe baza unei organigrame și cărora li s-au dat responsabilități scrise sau nescrise. Sînt foarte întîlnite în organizațiile structurate funcțional (pe departamente, funcțiuni, etc.). Conceptual, se aseamănă cu silozurile (de cereale, de exemplu), de unde și denumirea: sînt solide, înalte, bine izolate față de exterior și nu comunică între ele.

Din siloz se trimit mailuri cu ghiotura (să fim „acoperiți”), se așteaptă răspunsuri, se lasă probleme nerezolvate, pentru că, nu-i așa, nu e la noi, noi am „dat” mail. În siloz nu există proactivitate, se cunoaște extrem de bine litera procedurii, chiar dacă nu e scrisă - așa facem noi pe aici (chestiune de cultură organizațională), iar Fișa de Post este pe post (sic!) de Biblie. Partea cu responsabilitățile: „Nu e treaba mea!”. Este safe în siloz!

În siloz există izolare față de ceilalți, lipsă de colaborare, defensivitate, răutate în unele situații, lipsă de interes pentru binele comun și rezultatele organizației.

Silozul - risc pentru organizație

Existența și perpetuarea silozurilor este un risc în sine pentru că, în contextul actual dominat de schimbări rapide și profunde ale mediului extern, nu doar că acestea nu sprijină agilitatea organizațională, ci o frînează cu bună știință - inevitabil, crește relevanța silozului și rațiunea sa de a exista, în detrimentul obiectivelor strategice, tactice și operaționale.

Silozurile blochează comunicarea. Lipsa dialogului factual asupra problemelor apărute și mutarea narativului în zona de blame către sursa problemei (găsirea vinovaților) generează un comportament defensiv din partea angajaților, care se vor retrage într-o zonă sigură.

Silozurile limitează viziunea globală asupra riscurilor și a legăturilor dintre ele pentru că lipsa colaborării este însoțită de lipsa competențelor din celelalte domenii afectate. Or, riscurile pot fi trans-departamentale ca și sursă sau ca efect.

Toate acestea au ca efect creșterea vulnerabilității organizaționale și scăderea rezilienței în fața riscurilor externe și interne.

Înțelegerea corectă a riscului comportamentului de siloz este un atribut al culturii de risc.

Cultura riscului

Cultura riscului, parte a culturii organizaționale, este modul în care organizația precepe, gestionează și comunică despre riscuri.

Cultura riscului corectă este aceea care poate ajută organizația să înțeleagă riscurile și să le abordeze proporțional cu importanța pe care le-o acordă, asigurîndu-i astfel, alături de alte cîteva elemente, succesul pe termen lung.

Cultura riscului, just implementată, îi ajută pe angajați să ia decizii informate și îi împiedică să dezvolte aversiune față de risc.

Cultura riscului necesită o schimbare fundamentală a modului în care este percepută, tratată și pedepsită greșeala. Este critic să existe un „spațiu de joacă” în care greșeala să fie permisă, chiar încurajată, ca etapă intermediară a procesului de învățare, spațiu bine definit și controlat.

Cultura riscului presupune un mediu organizațional în care oamenii pot vorbi liber, fără teama de represalii pentru delicte de opinie. Este de dorit să se încurajeze diferențele de opinie, în mod constructiv și factual, pentru că o abordare echilibrată aduce valoare prin idei proaspete, puncte de vedere diferite și progres în analiză și procesul decizional.

Cultura riscului are nevoie de un mediu organizațional în care apetitul pentru risc să fie clar definit și bine înțeles de toată lumea. Indiferent care este nivelul acceptabil al riscurilor asumate. Este important ca riscurile să fie văzute ca o sursă de creștere a valorii prin luarea de decizii informate și nu ca o sursă de evitare a potențialelor oportunități din cauza existenței lor. Pînă la urmă să nu uităm că generarea de valoare presupune asumarea de riscuri.

Cultura riscului este aceea care, pentru a fi funcțională, trebuie să desființeze silozurile în gîndirea și comportamentul angajaților.

Ultima Ratio Regum

Silozurile se construiesc de către șefii cei mari, de multe ori din neglijență, nepricepere sau intenționat, pentru a-și proteja „puterea”. Sau sînt tolerate de către ei. Chestiune gravă, de neiertat. Este rolul lor să dărîme silozurile pe unde le găsesc, prin orice mijloace de leadeship, manageriale și legale. Păstrînd contextul, pe tunurile armatei franceze din timpul lui Ludovic al XIV-lea era menționată expresia „Ultima Ratio Regum” (Ultimul argument al Regelui). 

Managementul trebuie să se asigure că obiectivele strategice sînt atinse și face asta prin delegare (în obiective tactice și apoi operaționale) pînă la ultimul angajat, aliniază obiectivele între departamente și funcțiuni astfel încît să promoveze colaborarea - practic tranformă organizația dintr-una pur funcțională, tradițională, într-una hibridă, matriceală, care să răspundă nevoilor actuale ale „întreprinderii extinse”.

Managementul asigură procese și sisteme integrate prin care informația circulă în organizație, este relevantă pentru toată lumea (adică e aceeași versiune a „adevărului”), este trimisă la timp și este folositoare pentru luarea deciziilor, evident păstrînd confidențialitatea în funcție de necesitate. 

Și, la fel de important, managementul se implică nemijlocit în crearea unei culturi organizaționale care să încurajeze dezvoltarea unei culturi a riscului sănătoase, bazate pe colaborare, curaj, libertatea opiniei, asumarea responsabilității, înțelegerea riscurilor, dezbateri constructive, învățare din greșeli. 

Și, în final, managementul nu trebuie să uite să privească pînă departe și aibă răbdare să construiască valoare sustenabilă pe termen lung. 

TouchPoint Business Solutions are misiunea de a ajuta companiile, indiferent de dimensiune, să-și maximizeze potențialul strategic prin soluții personalizate de guvernanță corporativă (managementul riscurilor companiei, continuitatea afacerii, control intern) și management financiar. Mai multe informații pe: www.touchpoint-solutions.eu

Copyright TouchPoint Business Solutions 2025